On a tous déjà connu la sensation désagréable de perdre son temps en réunion ou d’assister à un meeting qui au final n’aura servi à rien. Chez la plupart des travailleurs, les réunions sont perçues comme une pure perte de temps. Et souvent, cette perception négative est liée à une mauvaise préparation en amont de la réunion, à l’absence d’ordre du jour pertinent mais aussi au fait que les participants ne savent pas toujours quels rôles ils auront à jouer lors de la réunion. Selon l’étude Enquête sur les écueils liés au mode collaboratif en entreprise, réalisée par Opinionway, 3 réunions sur 4 n’aboutissent à aucune prise de décision. Plus impressionnant encore, d’après le Rapport sur l’état des réunions 2019 publié par Doodle, la mauvaise organisation des réunions fait non seulement perdre du temps aux entreprises mais leur coûte également des millions en termes de chiffre d’affaires.
Quelle est la perception des employés sur les réunions dans les entreprises au Sénégal ?
Pour ce qui est du Sénégal, plus de la moitié des travailleurs interrogés par Askan, trouvent que les réunions organisées dans les entreprises sénégalaises sont trop longues, répétitives et parfois inutiles. Si une réunion dure en moyenne 48 minutes à l’échelle mondiale, au Sénégal, elle dure 1 heure. Dans certaines sociétés, les réunions peuvent même excéder 2 heures. Un chiffre énorme, puisqu’une réunion efficace et productive ne devrait pas dépasser 40 minutes selon les experts.
Il faut savoir que les réunions constituent néanmoins un outil de travail très efficace, qui permet de partager des informations, de brainstormer et de prendre des décisions. A condition qu’elles soient bien préparées et bien menées.
Dans la suite de cet article, on te propose quelques astuces pour faire des réunions plus courtes mais plus utiles.
1- Ne pas faire de réunion si ce n’est pas nécessaire
La première chose à garder à l’esprit quand on veut rendre ses réunions de travail plus productives, c’est que tout ne peut pas être sujet de réunion. Un cadre passe en moyenne 16 années de sa carrière en réunion, soit 5 840 jours. Il est bien possible de consacrer ce temps à des choses plus productives, qu’à des meetings non nécessaires. Avant d’annoncer une réunion, demande toi d’abord quelle est son utilité.
D’ailleurs, il existe désormais de nombreux moyens qui permettent d’échanger de façon rapide et intelligente avec ses collaborateurs, sans avoir à les solliciter pour faire une réunion. L’email, le téléphone et des applications telles que Slack, Whatsapp, Microsoft teams, etc., constituent des outils qui peuvent très bien remplacer le format réunion dans certains cas.
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Pour discuter de certains sujets, tu peux donc passer par ces outils plutôt que d’opter pour la réunion qui peut être coûteuse en termes de temps et d’argent. Ces échanges téléphoniques, par email ou par messagerie instantanée, peuvent suffir et être tout aussi efficaces et moins contraignants pour trouver une solution rapide à un problème.
La question à se poser pour déterminer le bien fondé d’une réunion, est de savoir s’il est vraiment nécessaire de l’organiser ou si une autre solution plus efficace pourrait être envisagée. Voici quelques questions à se poser pour prendre cette décision :
- Pourquoi organiser cette réunion ? Quelle est l’urgence ?
- Quel est l’objectif à atteindre à la fin de la réunion ?
- Quelles informations doivent être partagées durant la réunion ou quelles sont les décisions qui doivent être prises ?
La réponse à ces questions, te permettra de juger de la nécessité ou non de faire une réunion d’entreprise.
2- Définir les objectifs de la réunion
Une réunion doit toujours avoir un but, sinon c’est la perte de temps assurée. Comme mentionné plus haut, la finalité de la réunion doit être connue, avant même qu’elle soit inscrite dans ton agenda. Tu dois pouvoir identifier clairement ce que tu attends de la réunion. Ce n’est qu’à partir de cette finalité que tu pourras définir l’ordre du jour, les thèmes qui seront abordés, choisir les participants, etc.
Ce travail en amont, te permettra aussi d’évaluer le temps nécessaire qu’il faudra, pour couvrir tous les sujets. Par contre, attention à ne pas vouloir traiter mille sujets au cours d’une seule et même réunion. Elle pourrait traîner en longueur et devenir contre-productive. En effet, plusieurs études s’accordent sur le fait qu’au bout de 52 minutes, l’attention et la concentration des individus baissent naturellement. Pour éviter de perdre l’attention de tes collaborateurs en cours de route, évite les réunions qui durent plus d’une heure.
Nous savons que dans certaines entreprises sénégalaises, les réunions durent parfois 3 heures. Mais à un tel stade, la réunion ne peut plus être productive. Les participants vont se lasser, seront fatigués, ne pourront pas mener des réflexions poussées et se contenteront de donner des réponses vagues. Résultat : les objectifs de la réunion ne seront pas atteints. Il ne faut donc pas tomber dans le piège des réunions trop longues.
3- Préparer la réunion en amont
Une réunion réussie, c’est celle qui a été bien préparée en amont. Pour rendre ton meeting d’entreprise plus intéressant et plus dynamique, pense à préparer d’abord son contenu et à le partager à l’avance avec les autres participants. Le contenu de la réunion doit inclure les sujets à aborder, le plan de la réunion, les objectifs, les différents points à aborder, le rôle de chaque participant, etc.
En envoyant le contenu du meeting à l’avance à tes collaborateurs, ceux-ci pourront mieux se préparer à la réunion et réfléchir à d’éventuelles pistes ou questions à soulever pour rendre la réunion plus dynamique.
4- Convier uniquement les personnes directement concernées par l’ordre du jour
L’autre problème avec les réunions de travail, c’est qu’elles rassemblent parfois trop de participants. A moins que l’entreprise soit en situation de crise et que des ajustements ou licenciements soient envisagés, il n’est pas nécessaire de convier tous les employés à une réunion. Pour qu’une réunion soit utile et productive, chaque participant doit y avoir sa place et se sentir indispensable.
Autrement dit, pas besoin de convier tous les membres de l’équipe Marketing à une réunion dont l’objectif est de traiter les problèmes que rencontre le département Informatique par exemple.
Le nombre de participants à une réunion doit être fonction de l’objectif recherché. Selon une étude réalisée par la Harvard Business Review, il faut convier au maximum 8 collaborateurs pour une réunion entraînant une prise de décision, 18 pour une discussion devant générer des idées et 1 800 pour une rencontre visant à partager une information.
5- Déterminer à l’avance le rôle de chaque participant aux réunions
Pour faire une réunion efficace et surtout pour perdre le moins de temps possible, chaque participant doit connaître à l’avance le rôle qu’il sera amené à jouer. Encore une fois, cela dépendra de l’objectif de la réunion. Si le but est de faire un brainstorming et de collecter des idées, chaque participant doit savoir qu’il sera invité à prendre la parole pour s’exprimer.
Dans le cas d’une réunion d’équipe hebdomadaire par exemple, chacun pourra présenter le bilan des tâches qu’il a effectuées durant la semaine, les difficultés qu’il a rencontrées et ses objectifs pour la semaine suivante. Chaque participant aura la responsabilité de présenter son travail. Ce type de réunion est généralement animé par un chef de projet ou d’équipe qui s’assure que tous les participants s’expriment, répondent aux problèmes posés et valident ou non les objectifs fixés.
Par ailleurs, pour que les réunions d’entreprise soient plus utiles, le sujet et les points à aborder doivent toujours être envoyés à l’avance aux participants. En ayant connaissance de ces informations, les collaborateurs peuvent mieux préparer la réunion ou encore signaler s’ils pensent qu’ils ne sont pas concernés par la réunion.
6- Ne pas dévier du sujet
En réunion d’entreprise, il est très facile d’aller à l’hors sujet. Une réunion doit aborder des thèmes bien précis et connus à l’avance par tous les participants. C’est là que l’animateur de la réunion entre en jeu car c’est lui qui doit s’assurer qu’on s’en tient uniquement au sujet de la réunion.
Si au cours de la réunion, on se rend compte qu’il y a d’autres informations à communiquer, qui ne sont pas à l’ordre du jour, et qui risquent d’être chronophages, il vaut mieux attendre un moment propice pour cela. Une réunion n’est pas le moment idéal pour divaguer ou pour régler tous les problèmes qui étaient en stand-by dans l’entreprise.
7- Avoir un seul hôte lors des réunions
Une réunion doit être animée de préférence par une seule personne. Cette dernière doit veiller au bon déroulement de la réunion, au respect du temps imparti à la prise de parole de chaque participant et au suivi scrupuleux de l’ordre du jour. L’animateur de la réunion doit aussi être en mesure de cadrer les échanges et de veiller à ce que tous les points importants soient abordés avant la fin du temps imparti.
L’hôte doit aussi faire en sorte d’impliquer tous les participants dans les différentes discussions, éviter que certains monopolisent la parole. Ne pas hésiter à solliciter l’avis des personnes qui s’expriment le moins. La plupart du temps, certains timides peuvent avoir de bonnes idées mais n’osent pas prendre la parole.
8- Faire un bilan de la réunion
Dans les dernières minutes d’une réunion, les participants sont généralement plus attentifs parce qu’ils savent que c’est bientôt la fin. C’est le moment parfait pour faire un résumé de tout ce qui a été dit, des idées qui ont été exposées, des décisions qui ont été prises. S’il s’agissait d’une réunion du travail, il convient de rappeler les différentes tâches qui ont été assignées à chaque personne et les deadlines associées aux travaux.
Pour plus d’efficacité et pour que toutes les décisions soient actées, il vaut mieux garder une trace écrite de tout ce qui a été dit. Pour ce faire, il est possible de désigner une personne qui se chargera de la rédaction du procès-verbal de la réunion. Ce PV pourra être envoyé par mail à chaque participant.
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’organisation d’une réunion n’est pas à prendre à la légère. Une réunion qui n’a pas atteint ses objectifs, fait perdre à l’entreprise deux de ses ressources les plus importantes : le temps et l’argent. Mal gérées les réunions d’entreprises peuvent également constituer une source de mal-être pour les employés qui peuvent développer une certaine aversion pour les meetings.
Pour faire avancer vos projets de façon concrète, éviter de faire fuire les employés et gagner du temps, il s’avère indispensable de préparer des réunions efficaces et stimulantes.
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