Mener une réunion sans perdre son temps

Savez-vous mener une réunion efficace ?
Pour qu’une réunion soit efficace, il y a des étapes à suivre.
Nous allons voir ensemble les 4 étapes pour mener une réunion sans perdre son temps.

Nous allons utiliser un outil nommé ACAB : Anticipation Communication Animation Bilan

1) Anticipation

Une réunion se prépare à l’avance, c’est une obligation pour qu’elle se déroule dans de bonnes conditions.
Pour se faire, il y a des questions à se poser :
– Quel est l’objectif de la réunion ?
– Quels résultats je souhaite obtenir ?
– Quels sujets vais-je aborder lors de la réunion ?
– Combien de temps vais-je consacrer par sujet ? Quelle sera la durée de la réunion ?
– Quelles personnes doivent assister à la réunion ?

2) Communication

L’invitation à la réunion est le moyen d’informer les participants des objectifs fixés, du lieu, l’horaire et la durée de la réunion.
L’invitation est à transmettre le plus tôt possible, dès que la nécessité d’une réunion est confirmée.

Il convient de s’assurer que les personnes invitées comprennent l’objectif de la réunion et les résultats attendus.
Si des travaux sont à réaliser par un intervenant, alors vérifier qu’ils sont terminés AVANT la réunion.

3) Animation

Une réunion doit être gérée par son organisateur ou une personne déléguée.
La gestion d’une réunion passe par les actions suivantes:
– veiller à respecter l’ordre du jour et discuter uniquement des sujets prévus
– faire en sorte que tous les participants soient impliqués dans les discussions
– renvoyer à une autre instance (réunion, comité,…) tous les sujets en dehors de l’ordre du jour
– surveiller le temps passé sur chaque sujet à traiter afin de terminer la réunion à l’heure
– assurer soi-même une prise de note simplifiée ou la déléguer à une tierce personne

4) Bilan

Une réunion doit absolument se terminer avec une synthèse des décisions prises, un plan d’actions et la prochaine étape à réaliser.
Le plan d’actions est important pour responsabiliser chaque acteur présent et agir rapidement après la réunion.
La prochaine étape peut être la prochaine réunion ou un autre évènement commun.
Un compte rendu succinct est à envoyer dans les 24 heures. Il contiendra les points majeurs discutés, les décisions prises, le plan d’actions et la prochaine étape.

Le respect des 4 étapes « ACAB » permet d’assurer une efficacité certaine entre le temps consacré à la réunion (incluant sa préparation et son bilan) et les résultats obtenus.