De nombreuses personnes sont confrontées à des problèmes de procrastination. La procrastination est une habitude où l’on remet systématiquement des actions au lendemain.
Les résultats immédiats sont des retards à la chaine, des engagements non respectés, une difficulté à se mettre au travail, …
La procrastination provoque un sentiment d’inertie, de paralysie lorsqu’elle est appliquée massivement dans une organisation.
J’ai exercé la fonction de chef de projet pendant plusieurs années au sein de grandes sociétés. J’ai réussi à passer du comportement d’un retardataire invétéré à celui d’un entrepreneur créatif et organisé.
Durant ma phase du « retardataire », j’avais tous les outils de gestion nécessaires (liste des activités, agendas, planning, prise de notes,..). Il me manquait les clés pour arriver à un équilibre dans la gestion de mes activités.
Les 7 clés pour boxer la procrastination sont :
1) Comprendre le « POURQUOI » de vos activités
Avez-vous déjà reporté plusieurs fois une activité puis supprimée au final ?
Il est possible que cette activité n’ait aucune raison d’être dans votre liste d’activités. C’est ce que l’on recolte lorsque l’on n’a pas bien identifié l’objectif d’une activité.
Le fait de bien connaître ses principes, ses valeurs et ses objectifs apporte, selon moi, une aisance dans l’exécution des tâches pénibles ou complexes. Assurément, avoir en tête les objectifs finaux de chaque activité permet d’y accorder une confiance plus grande. Nous pouvons ainsi libérer toute notre énergie dans cette tâche.
2) Savoir déléguer des activités
Après avoir clairement identifié ses principes, valeurs et objectifs, vous pourrez choisir les activités à déléguer à un collègue, une société externe, un consultant, un ami, ..
Déléguer à bon escient offre réellement des perspectives nouvelles et dynamisantes parce que l’on dépense notre temps et notre énergie à faire les choses qu’on aime le plus.
3) Identifier sa zone de productivité maximale
Votre zone de productivité maximale est composée du lieu et de l’horaire adaptés à votre productivité. Il est nécessaire de rechercher où et quand vous êtes le plus efficace.
En effet, vous devez détecter les moments où votre concentration atteint sa performance optimale. Des études neurologiques montrent une aptitude plus grande à se concentrer entre 3h et 11h du matin. L’idée est de profiter du matin pour réaliser les tâches qui demandent beaucoup d’énergie. Privilégier les tâches de rangement, les tâches administratives dans l’après-midi.
Si vous êtes en « open space », essayer de réserver une salle de réunion pour traiter une activité importante nécessitant une concentration maximale.
La pratique d’un sport avant une activité intellectuelle a un impact positif sur la concentration.
C’est à vous tester différentes options pour trouver votre zone de productivité maximale.
4) Utiliser des systèmes de gestion (activités, projets, rendez-vous, notes,..)
– Liste des actions à réaliser (TO DO LIST) : La tenue d’une liste des actions à réaliser est le moyen le plus efficace pour se libérer l’esprit de nos engagements, projets d’avenir, tâches administratives, … Une liste d’actions est à réviser toutes les semaines afin de s’assurer qu’elle est à jour avec les nouveaux évènements survenus durant les 7 derniers jours. La mise à jour de cette liste est à effectuer de façon journalière. Il existe des milliers de logiciels pour gérer des actions, choisissez celui qui vous convient le mieux.
– Agenda : Les activités de votre agenda sont aussi présentes dans la liste. Vous allez indiquer dans votre agenda les actions de votre liste pour lesquelles vous pouvez : Donner une date, définir une durée et préciser un horaire.
– Prendre des notes dans un outil unique : Qu’il soit papier ou électronique n’a pas d’importance (j’ai personnellement une préférence pour les systèmes informatisés). Je recommande de prendre des notes dès que cela est possible (une formation, une réunion, au téléphone, …)
5) Être en mesure de traiter les priorités (les vraies)
Un moyen pertinent de traiter nos activités est de les classer en fonction de l’importance et de la priorité de celles-ci.
Nous pouvons ainsi utiliser la matrice Eisenhower ci-dessous :
– Dimension 1 : Urgent et Important
– Dimension 2 : Pas urgent et Important
– Dimension 3 : Urgent et Pas important
– Dimension 4 : Pas urgent et Pas important
On pourrait penser que la dimension 1 est la plus importante … Et bien non !! L’urgence est malheureusement souvent relative à notre interprétation. Selon moi, nous sommes peu souvent confronté à des urgences.
Voici la composition des différentes dimensions :
La dimension 1 : participer à une réunion, répondre au téléphone, situation de crise à gérer, …
La dimension 2 : Planifier mes activités et projets, rédiger mon business plan, prévoir mon budget prévisionnel, …
La dimension 3 : Répondre à un email, participer à certaines réunions, …
La dimension 4 : Surfer sur Internet, Passer le temps en lisant le journal, …
Une erreur souvent commise est de vouloir terminer rapidement les activités de la dimension 1.
Se focaliser sur la dimension 2 va vous aider à construire une base solide dans votre organisation. En effet, la dimension 2 recense le travail de fond sur des thèmes importants que l’on peut facilement reporter à une date ultérieure.
6) Découper ses activités
Je vous invite à découper en sous-activités vos activités principales. Cela permet d’avoir des tâches simples à exécuter. Ces sous-activités peuvent être numérotées pour être traitées dans un ordre bien précis.
Essayez d’accomplir vos sous-activités durant une période entre 60 et 90 min. Pour cela, vous devez vous isoler du monde (stop email, stop téléphone, stop le monde !!).
Penser uniquement à l’activité à accomplir. Si vous parvenez à réaliser dans le temps imparti l’activité, cela vous procurera un plaisir particulier, et une fierté certaine.
Après chaque période, il est recommandé de faire une pause de 10 minutes minimum. En effet, votre cerveau a besoin de se reposer durant un temps après avoir été sollicité.
7) Le plus lourd au début
Il est primordial de débuter vos activités de la journée ou de la semaine par celles que vous jugez les plus complexes ou consommatrices en temps. En effet, ce sont sur ces activités que nous avons le plus tendance à reporter ou éviter. Si on y réflechit, c’est normal. Le cerveau est naturellement attiré par la simplicité !!
J’espère que cet article vous a plu. Merci de laisser vos commentaires.
